Eisen aan uw factuur

Veel ZZP-ers worstelen nog wel eens met hun facturen. Sommige gebruiken een boekhoudpakket waar automatisch facturen uitrollen. De meeste gebruiken echter Word, Excell of misschien wel helemaal geen papieren factuur om hun diensten in rekening te brengen.

Wij adviseren u om altijd een factuur te sturen voor uw verrichte werkzaamheden. Dit voorkomt discussie achteraf en zorgt ervoor dat u wekelijks (of zo vaak u uw factuur verstuurt) recht kunt doen gelden op betaling.

Factuur verplichtingen
U bent wettelijk gezien zelfs verplicht om een factuur te versturen als u voor een andere ondernemer werkzaamheden verricht. Voor particulieren is dit anders, dan bestaat deze verplichting niet.

Op uw facturen vermeldt u volgens de verplichtingen van de belastingdienst in ieder geval (met tussen haakjes onze opmerkingen):

• een opeenvolgend nummer (bv het jaar waarop deze betrekking heeft en een volgnummer, bv 2009001)
• de datum van uitreiking van de factuur (de datum van verzending)
• de datum waarop de levering of de dienst wordt verricht of is voltooid (bv het weeknummer waarin u de werkzaamheden heeft verricht)
• naam en adres van de ondernemer die de levering of de dienst verricht
• het btw-identificatienummer van de ondernemer die de levering of de dienst heeft verricht (uw btw nummer dus)
• naam en adres van de afnemer aan wie de levering wordt verricht of de dienst wordt verleend
• het btw-identificatienummer van de afnemer aan wie de levering of de dienst is verricht ingeval van een verlegging van de heffing (In de bouw is in veel gevallen de BTW-verleggingsregeling van toepassing bij werkzaamheden die u als onderaannemer verricht. U dient dit te vermelden op uw factuur.)
• een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of de verleende dienst
• de hoeveelheid (of omvang) en aard van de geleverde goederen of de verleende dienst
• bij een verlegging van de heffing een vermelding van de toepasselijkheid van deze regeling (Op uw factuur vermeldt u dan: de BTW Verleggingsregeling is van toepassing)
• de vergoeding met betrekking tot elk tarief of elke vrijstelling, de eenheidsprijs, de eventuele vooruitbetalingen en andere kortingen die nog niet in de eenheidsprijs zijn begrepen
  het toegepaste tarief
• het btw-bedrag uitgedrukt in euro's

(Bron: Belastingdienst.nl)

Bewaartermijn facturen
Het is aan te raden om bij uw factuur een bewijs te doen van de door u geleverde prestatie. Dit kan een urenlijst zijn, een contrabon van uw opdrachtgever of een bewijs van geleverde materialen. Het spreekt voor zich dat u een kopie bewaart van uw verstuurde facturen, bij voorkeur zowel digitaal als op papier. U bent overigens verplicht om deze kopieen van uw administratie minimaal 7 jaar te bewaren.