HOE WERKT ONLINE FACTUREREN

Wanneer u besluit om online facturen te maken, dus digitaal te gaan versturen dan kiest u ervoor om via het internet uw facturen samen te stellen, te verzenden, bij te houden/ te bewaken en te archiveren. Laten we dat nader bespreken:

Online factuur samen stellen
Normaal gesproken gebruikt u misschien Word of Excell om uw factuur te maken of heeft u een boekhoudpakket waar uw factuur uit rolt. Indien u via internet uw factuur gaat maken zult u online uw uren en/of artikelen ofwel uw geleverde diensten en/of goederen moeten gaan bijhouden. Deze diensten en/of artikelen zult u eenmalig moeten definieren. Tevens voert u uw debiteur in en eventuele projecten waarop gefactureerd moet worden. U kiest daarnaast uit een standaard sjabloon of voegt uw eigen logo in op uw digitale factuur. Dit doet u eenmalig, daarna kunt u meestal volstaan met het periodiek invoeren van de te factureren gegevens (uren en of artikelen). In een aantal gevallen kunt u vanuit een agenda-functie uw in deze agenda bijgehouden facturabele uren direct naar een factuur doorzetten.

Online factuur verzenden
Nadat uw factuur klaar is kunt u deze op verschillende manieren verzenden. U doet dit idealiter via email (het is immers een digitale factuur) of u print de factuur uit en verstuurt deze via de post. Uiteraard bent u voor een groot deel afhankelijk van de ontvanger (uw klant) of deze bereidt is uw factuur digitaal te accepteren. Hij moet dit namelijk niet, hij heeft recht op een papieren versie. Meestal kunt u ook een herinnering toesturen als uw factuur vervallen is.

Online facturen bijhouden/bewaken
Nadat uw factuur verzonden is zal deze automatisch op volgorde, per debiteur worden opgeslagen. Daarmee heeft u in veel gevallen de mogelijkheid de status van uw factuur te bewaken: is deze betaald, staat hij nog open of is hij vervallen? Ook heeft u totaal-overzicht op de gefactureerde omzet per debiteur of per project.

Online facturen archiveren
Met het digitaal bewaren van uw facturen kunt u deze eenvoudig online terug vinden voor uw BTW-aangifte en/of belastingcontrole. Ook heeft u hiermee de mogelijkheid om uw klant al dan niet online een kopie factuur op te vragen.