Checklist factuur

captcha


Vul je naam en mailadres in en ontvang onze handige checklist
'10 tips voor een perfecte factuur'
* Voer de tekens uit het kader in

Gebruikerswaardering: 5 / 5

Ster actiefSter actiefSter actiefSter actiefSter actief
 

Wanneer u besluit om online facturen te maken, dus een factuur digitaal te gaan versturen dan kiest u ervoor om via het internet uw facturen samen te stellen, te verzenden, bij te houden/ te bewaken en te archiveren. Laten we dat nader bespreken:

Online factuur samen stellen

Normaal gesproken gebruikt u misschien Word of Excel om uw factuur te maken of heeft u een boekhoudpakket waar uw factuur uit rolt. Indien u via internet uw factuur gaat maken zult u online uw uren en/of artikelen ofwel uw geleverde diensten en/of goederen moeten gaan bijhouden. Deze diensten en/of artikelen zult u eenmalig moeten definiëren. Tevens voert u uw debiteur in en eventuele projecten waarop gefactureerd moet worden. U kiest daarnaast uit een standaard sjabloon of voegt uw eigen logo in op uw digitale factuur. Dit doet u eenmalig, daarna kunt u meestal volstaan met het periodiek invoeren van de te factureren gegevens (uren en of artikelen). In een aantal gevallen kunt u vanuit een agenda-functie uw in deze agenda bijgehouden facturabele uren direct naar een factuur doorzetten.

Online factuur verzenden

Nadat uw factuur klaar is kunt u deze op verschillende manieren verzenden. U doet dit idealiter via email (het is immers een digitale factuur) of u print de factuur uit en verstuurt deze via de post. Zorg voor een zakelijk opgestelde begeleidende email die ook informatie bevat over de factuur en de periode/ geleverde diensten waar deze betrekking op heeft.

Online facturen bijhouden/bewaken

Nadat uw factuur verzonden is zal deze automatisch op volgorde, per debiteur worden opgeslagen. Daarmee heeft u in veel gevallen de mogelijkheid de status van uw factuur te bewaken: is deze betaald, staat hij nog open of is hij vervallen? Ook heeft u totaal-overzicht op de gefactureerde omzet per debiteur of per project.

Veel online factuurprogramma's faciliteren het automatisch versturen van herinneringen indien een factuur niet betaald is. Bedenkt goed of u dit wilt, wanneer u vergeet een factuur 'af te vinken' terwijl deze betaald is, is een automatische herinnering erg slordig.

Online facturen archiveren

Met het digitaal bewaren van uw facturen kunt u deze eenvoudig online terug vinden voor uw BTW-aangifte en/of belastingcontrole. Ook heeft u hiermee de mogelijkheid om uw klant al dan niet online een kopie factuur op te vragen.

Lees hier meer over de voor- en nadelen van online factureren >>>